第12章执行过程组执行过程组是项目管理中“动手做”的阶段就像一次旅行的实际出行过程。它负责完成项目管理计划中确定的工作满足项目要求。本章涵盖10个过程它们并行开展共同推动项目向前发展。执行过程组通常消耗绝大部分项目预算、资源和时间并且在此过程中可能会触发变更请求进而调整计划。执行过程组概述包含的过程共10个分属不同知识领域整合管理指导与管理项目工作、管理项目知识质量管理管理质量资源管理获取资源、建设团队、管理团队沟通管理管理沟通风险管理实施风险应对采购管理实施采购干系人管理管理干系人参与主要作用根据计划执行为满足项目要求、实现项目目标所需的项目工作。需要开展的11类工作获取团队和实物资源。建设和管理团队分配实物资源。按采购计划开展采购。领导团队执行工作收集工作绩效数据完成可交付成果。管理质量执行质量管理体系。执行批准的变更请求。执行风险应对策略。执行沟通管理计划。执行干系人参与计划。管理项目知识促进知识分享和转移。培训项目团队成员和干系人。形象解释执行过程组就像开车去目的地需要加油获取资源、检查车况管理质量、保持联系管理沟通、处理突发状况实施风险应对、与乘客互动管理干系人参与还要记录沿途经验管理项目知识。12.1 指导与管理项目工作定义为实现项目目标而领导和执行项目管理计划中确定的工作并实施已批准变更的过程。主要作用对项目工作和可交付成果开展综合管理提高项目成功的可能性。开展时间整个项目期间。关键点项目经理通常组织项目开工会议宣布项目正式进入执行阶段。通过会议如开工会议、技术会议、每日站会等讨论和解决事项。收集工作绩效数据供监控过程组分析。执行已批准的变更纠正措施、预防措施、缺陷补救。主要输入项目管理计划所有子计划及基准项目文件变更日志、经验教训登记册、里程碑清单、项目沟通记录、项目进度计划、需求跟踪矩阵、风险登记册、风险报告主要输出可交付成果任何独特、可核实的产品、成果或服务能力。工作绩效数据原始观察结果和测量值如实际开始/完成日期、已完成工作、缺陷数量等。问题日志记录和跟进所有问题的文件包括问题类型、优先级、责任人、解决日期等示例见表12-1。变更请求关于修改文件、可交付成果或基准的正式提议包括纠正措施、预防措施、缺陷补救、更新示例见图12-3。12.2 管理项目知识定义使用现有知识并生成新知识以实现项目目标并帮助组织学习的过程。主要作用利用已有组织知识创造或改进项目成果使当前项目创造的知识可用于未来项目。开展时间整个项目期间。关键点知识分显性知识易编撰和隐性知识个体经验、信念等。核心是营造相互信任的氛围激励分享知识。知识管理活动知识获取与集成、知识组织与存储、知识分享、知识转移与应用、知识管理审计。主要输入项目管理计划各子计划及基准项目文件经验教训登记册、项目团队派工单、资源分解结构、供方选择标准、干系人登记册可交付成果主要输出经验教训登记册记录挑战、问题、风险、机会等在项目早期创建并持续更新。项目结束时归入组织过程资产。形象解释管理项目知识就像写旅行日记记录哪里好玩、哪里坑下次旅行就能避免踩坑还能分享给朋友。12.3 管理质量定义把组织的质量政策用于项目并将质量管理计划转化为可执行的质量活动的过程。主要作用提高实现质量目标的可能性识别无效过程和导致质量低劣的原因促进过程改进。开展时间整个项目期间。关键点将质量管理计划转化为具体活动如质量保证、过程改进。审计质量过程总结经验教训。根据质量控制测量结果评价质量管理绩效。主要输入项目管理计划质量管理计划项目文件经验教训登记册、质量控制测量结果、质量测量指标、风险报告主要工具与技术数据收集核对单数据分析备选方案分析、文件分析、过程分析、根本原因分析决策多标准决策分析数据表现亲和图、因果图鱼刺图、流程图、直方图、矩阵图、散点图审计独立审查项目活动是否符合政策、过程与程序面向X的设计优化产品特性如可靠性、安全性问题解决结构化方法解决问题质量改进方法戴明环、六西格玛等主要输出质量报告图形、数据或定性文件包含质量管理问题、改进建议等测试与评估文件如核对单、需求跟踪矩阵形象解释管理质量就像厨师在烹饪过程中不断检查菜品味道、改进流程确保最终菜品美味。12.4 获取资源定义获取项目所需的团队资源、设施、设备、材料、用品和其他资源的过程。主要作用概述和指导资源的选择并将其分配给相应的活动。开展时间根据需要在整个项目期间定期开展。关键点资源可来自内部职能经理分配或外部采购。通过谈判获取资源特别是矩阵型组织中。对获得的资源进行分析合理分配工作。主要输入项目管理计划资源管理计划、采购管理计划、成本基准项目文件项目进度计划、资源日历、资源需求、干系人登记册主要工具与技术决策多标准决策分析根据可用性、成本、能力、经验等选择资源人际关系与团队技能谈判与职能经理、其他项目团队、外部组织预分派事先确定资源如竞标承诺、特定专有技能虚拟团队利用通信技术组建跨地域团队主要输出物质资源分配单记录材料、设备等实物资源分配项目团队派工单记录团队成员及其角色职责资源日历识别每种资源可用时间段形象解释获取资源就像为旅行准备物资和人员租车、买装备、招募队友确保一切就绪。12.5 建设团队定义提高工作能力、促进团队成员互动、改善团队整体氛围以提高项目绩效的过程。主要作用改进团队协作、增强人际关系技能、激励员工、减少摩擦、提升项目绩效。开展时间整个项目期间。关键点高效团队特征开放沟通、相互信任、建设性冲突管理、合作决策。塔克曼阶梯理论团队发展五个阶段——形成、震荡、规范、成熟、解散。目标提高知识和技能、增强信任、创建协作文化、提高决策参与。主要输入项目管理计划资源管理计划项目文件经验教训登记册、项目进度计划、项目团队派工单、资源日历、团队章程主要输出团队绩效评价评价团队有效性指标包括个人技能改进、团队能力改进、离职率降低、凝聚力加强等形象解释建设团队就像训练一支球队从陌生到默契最终能默契配合赢得比赛。12.6 管理团队定义跟踪团队成员工作表现、提供反馈、解决问题并管理团队变更以优化项目绩效的过程。主要作用影响团队行为、管理冲突以及解决问题。开展时间整个项目期间。关键点综合运用沟通、冲突管理、谈判、领导技能。分析冲突背景、原因、阶段采用适当方法解决。考核团队绩效反馈结果评估培训效果。主要输入项目管理计划资源管理计划项目文件问题日志、经验教训登记册、项目团队派工单、团队章程工作绩效报告团队绩效评价主要工具与技术人际关系与团队技能冲突管理冲突五阶段潜伏、感知、感受、呈现、结束解决方法撤退/回避、缓和/包容、妥协/调解、强迫/命令、合作/解决问题。制定决策、情商、影响力、领导力。项目管理信息系统如资源管理软件。主要输出项目管理计划更新、项目文件更新等但文档中未详细列出通常会有变更请求等。形象解释管理团队就像球队教练随时观察队员状态解决内部矛盾激励士气调整战术。12.7 管理沟通定义确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。主要作用促成项目团队与干系人之间的有效率且有效果的沟通。开展时间整个项目期间。关键点有效率的沟通只给需要的信息有效果的沟通正确时间、正确信息、正确人。沟通技术发送方-接收方模型、媒介选择、写作风格、会议管理、演示、引导、积极倾听。将工作绩效报告发送给干系人。主要输入项目管理计划资源管理计划、沟通管理计划、干系人参与计划项目文件变更日志、问题日志、经验教训登记册、质量报告、风险报告、干系人登记册工作绩效报告主要工具与技术沟通技术、沟通方法、沟通技能、项目管理信息系统、项目报告、人际关系与团队技能、会议主要输出项目沟通记录绩效报告、可交付成果状态、进度进展、成本、演示等形象解释管理沟通就像保持对讲机畅通确保队友之间信息准确传递避免误会。12.8 实施风险应对定义执行商定的风险应对计划的过程。主要作用确保按计划执行商定的风险应对措施管理整体项目风险最小化威胁最大化机会。开展时间整个项目期间。关键点常见问题只发现不执行。需确保风险责任人实际采取行动。项目经理作为整体项目风险责任人需组织资源处理风险。主要输入项目管理计划风险管理计划项目文件经验教训登记册、风险登记册、风险报告主要输出项目管理计划更新、项目文件更新等。形象解释实施风险应对就像遇到下雨就撑伞遇到好天气就享受阳光提前准备的措施要真正用起来。12.9 实施采购定义获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。主要作用选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。开展时间根据需要在整个项目期间定期开展。关键点采购形式直接采购、邀请招标、竞争招标。招投标流程招标、投标、评标、授标。评标方法加权打分法、筛选系统、独立估算。主要输入项目管理计划范围管理计划、需求管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、采购管理计划、配置管理计划、成本基准项目文件经验教训登记册、项目进度计划、需求文件、风险登记册、干系人登记册采购文档招标文件、采购工作说明书、独立成本估算、供方选择标准卖方建议书主要输出选定的卖方最有竞争力的投标人协议具有法律约束力的合同包含工作说明书、进度、支付条款、验收标准等形象解释实施采购就像货比三家买东西比较报价、质量、服务最后签合同成交。12.10 管理干系人参与定义与干系人进行沟通和协作以满足其需求与期望、处理问题并促进干系人合理参与的过程。主要作用让项目经理能够提高干系人的支持并尽可能降低干系人的抵制。开展时间整个项目期间。关键点根据干系人参与计划通过沟通引导干系人参与。记录问题到问题日志提出变更请求。活动包括引导参与、管理期望、处理风险、澄清问题。主要输入项目管理计划沟通管理计划、风险管理计划、干系人参与计划、变更管理计划项目文件变更日志、问题日志、经验教训登记册、干系人登记册主要输出问题日志更新、变更请求、项目管理计划更新、项目文件更新等。形象解释管理干系人参与就像维护人际关系经常沟通解决问题让大家支持你的工作。
