✅作者简介合肥自友科技核心产品智慧校园平台(包括教工管理、学工管理、教务管理、考务管理、后勤管理、德育管理、资产管理、公寓管理、实习管理、就业管理、离校管理、科研平台、档案管理、学生平台等26个子平台) 。公司所有人员均有多年教育行业背景以行业领先技术和视野为客户量身定制创新型的教育行业解决方案。未来自友将进一步在智慧校园的价值领域开拓通过对教育大数据的的聚合、治理与挖掘使之释放更大的社会和商业价值 历史文章合肥自友科技-智慧校园或添加文末联系方式直接获取。一、为什么需求梳理要走在平台选型前面接触过不少学校的信息化负责人聊起来才发现相当一部分人在启动智慧校园系统项目的时候心里其实只有一个模糊的方向——我们想搞智慧校园。至于具体要解决什么问题、优先解决哪些问题、哪些问题可以往后放并没有经过细致的讨论和确认。这就带来一个很现实的问题需求不清楚的时候去看产品很容易被厂商的功能演示带着走。人家展示的东西花里胡哨你觉得挺好签了合同落地之后才发现真正天天在用的那几个场景反而没被很好地覆盖到。所以需求梳理这件事不是走个过场、写个文档就完事的。它是整个平台选型工作的地基地基打不好后面每一步都容易偏。合肥自友科技作为智慧校园建设的源头厂家今天就来聊聊智慧校园需求梳理的问题。二、需求梳理到底梳理什么有的老师会觉得需求梳理不就是列个清单嘛把各部门想要的功能写下来就行了。实际上没那么简单。各部门提上来的往往是愿望不是需求。比如教务处说我们想要一个排课系统后勤说我们想要一个报修平台学工说我们想要一个学生评价体系。这些是方向但还不是可以直接拿去选型的需求。真正要梳理的东西至少包含这么几个层面当前管理中的痛点是什么。 不是问你们想要什么系统而是问你们现在工作中最头疼的是什么。排课冲突频繁学生信息分散在多个表格里查不到家校沟通靠群发通知效率低把这些痛点找出来比直接要功能列表有价值得多。现有流程中哪些环节可以优化。 有些工作不是缺系统而是流程本身不合理。上了系统反而把不合理的流程固化了效率可能比原来还低。所以在梳理需求的时候有必要把关键业务流程拉出来看一遍该调整的调整该简化的简化然后再考虑哪些环节适合用系统来承载。各模块之间的优先级怎么排。 学校的资源和预算是有限的不太可能一步到位把所有模块都上了。哪些是当下必须解决的哪些是可以分阶段推进的这个优先级得提前想好。否则选了一个大而全的平台结果核心模块没做精边缘功能倒是堆了一堆用不上也浪费。未来的扩展空间有多大。 学校在发展招生规模在变管理模式在变政策要求也在变。选智慧校园系统的时候不能只看眼下够不够用还得考虑过两三年业务有变化的时候这套系统能不能跟上。不是说现在就去找一个什么都能干的平台而是要在需求阶段就把可扩展作为一个考量维度提出来。三、需求梳理怎么做才不容易遗漏很多学校的需求梳理工作最后变成信息化部门一个部门的事。信息化负责人带着几个老师关在办公室里写需求文档写完发给各部门确认各部门回一句没意见就算完事了。这种做法的问题在于真正用系统的人没有参与进来写出来的需求跟实际使用场景之间必然有偏差。比较稳妥的做法是分几步走先做一轮内部调研。 不是发问卷而是坐下来聊。跟教务处、学工处、后勤、校办这些核心部门的主要负责人一个一个聊了解他们日常工作中碰到的具体问题。注意是具体问题不是笼统的我们希望提升管理效率这种话。再把问题汇总归类。 聊完之后把收集到的问题整理出来按业务模块分类按紧迫程度排序。这一步最好有一个小范围的讨论会让各部门坐在一起互相了解一下彼此的痛点。很多时候一些跨部门的问题就是在这个环节被发现的。然后形成一份需求清单。 这份清单不需要写得很技术化但要把要解决什么问题和期望达到什么效果写清楚。不需要写系统应具备XX功能而是写目前教师填写学生评语需要手动复制粘贴三次希望减少重复操作。这种描述方式在后面跟厂商对接的时候反而更容易判断产品是否匹配。最后留一个需求迭代的机制。 需求不是一次梳理完就定死的。在后续选型和试用的过程中一定会冒出新的想法和新的问题。保持需求清单可以更新、可以调整比一开始追求完美更重要。四、需求没理清就选型容易踩哪些坑说几个比较常见的情况。一个是功能过剩。选了一个功能特别全的平台钱没少花但真正用到的也就三四个模块剩下的碰都没碰过。当初要是先把核心需求理清楚可能选一个更聚焦的产品就够了。另一个是功能缺失。看着产品演示什么都有实际用起来发现某些关键细节对不上。比如学校有特殊的评价体系或者排课规则比较复杂这些如果在需求阶段就明确了选型的时候就能有针对性地验证不至于到了实施阶段才发现不行。还有一种是各部门需求打架。教务想要的东西跟学工想要的东西在数据口径上对不上后勤的流程跟校办的管理要求有冲突。这些问题如果在需求阶段没有协调好上了系统之后就会变成扯皮的根源。说到底智慧校园系统选型这件事急不得。先把需求梳理这一步走扎实后面不管是看产品、比方案还是谈合作心里都有底。需求没理清就往下推表面上看是省了时间实际上是在给后面的工作埋雷。智慧校园建设避坑指南学校采购前必须搞清楚的5个关键问题
